Prowadzenie klubu kiedy miałem dwie trzy grupy było bardzo proste. Szybkie sprawdzenie obecności wymiana kilku słów z rodzicami pomiędzy zajęciami, sprawdzenie składek członkowskich i pilnowanie “papierów’.
Z czasem liczba trenujących przekroczyła magiczną liczbę 100, zamiast trzech grup jest osiem lub dziewięć. Powoli staje się niemożliwe panowanie nad wszystkim co nie jest judo, ale co wiąże się z prowadzeniem klubu sportowego.
Dlatego szukałem rozwiązania tzw. elektronicznego, przetestowałem kilka programów dostępnych przez stronę internetową i ostatecznie mój wybór padł na SportsManago.pl.
Okres testowy
Producent oprogramowania przewiduje dwa tygodnie okresu próbnego, trochę to mało, aby dobrze przetestować system. Po krótkich negocjacjach otrzymałem system na trochę dłużej (stąd ten artykuł). W czasie testów otrzymujemy pełen dostęp do konta “extended” – zalecanego.
Testy rozpocząłem w maju, kiedy klub pracuje jeszcze pełną parą.
Zaczynamy
Pracę możemy zacząć dopiero, kiedy system uzupełnimy o swoje dane, wtedy widzimy jak działają wszystkie mechanizmy. Testowanie bez prawdziwych danych uważam, za stratę czasu.
Tutaj była pierwsza miła niespodzianka, system umożliwia import danych z arkusza Excel i co najważniejsze robi to dobrze, pozwalając wybierać informacje z różnych kolumn oraz dopasowując je do swoich pól.
Uporządkowałem sobie wszystkich członków klubu w jednym arkuszu uzupełniłem dodatkowo przynależność do grup (uwaga: grupy zdefiniowałem wcześniej, aby importowane dane miały z czym się powiązać).
Wybranie jednej opcji i ponad 160 członków znalazło się w bazie.
Czas pracy około 30 minut.
Co dało wprowadzenie systemu elektronicznego w klubie?
Po pierwsze uporządkowało dane wszystkich członków klubu, usprawniło kontrolę nad tzw. papierami (deklaracje członkowskie, terminy badań lekarskich, opłaty).
System automatycznie wysyła do członków klubu (lub ich rodziców) informację gdy kończy się ważność badań lekarskich. Z automatu wysyłane jest powiadomienie o braku składki członkowskiej.
Żmudna do tej pory czynność, czyli przeglądanie wyciągu z konta i kontrola płatności została zminimalizowana do trzech kroków:
- Pobrania wyciągu z konta
- Zaimportowania go do systemu
- Rzucenia okiem na ekran, czy system dobrze przyporządkował dane
Czas takiej operacji przy około 160 członkach i wyciągu pobranego za ostatnie dwa tygodnie to około 5 minut – ten automat jest chyba najlepszym usprawnieniem pracy.
Sprawdzanie obecności sprowadza się do uruchomienia SportsManago z telefonu, aktualna grupa treningowa wyświetla się domyślnie, wystarczy postawić tzw. “ptaszka” przy nazwisku.
W praktyce idzie to sprawniej niż na kartce, a i wydruk frekwencji jest od razu dostępny.
Szybkie poinformowanie rodziców lub zawodników umożliwi nam opcja “Wiadomości grupowych” zaznaczamy osobę, wybrane osoby lub grupę treningową i od razu wszyscy są powiadomieni poprzez e-mail lub sms.
Zapomina się całkowicie o szukaniu kontaktu w telefonie i wysyłaniu powiadomień z komórki do rodziców.
Czego brakuje w SportsManago?
Na pewno brakuje aplikacji mobilnej, autor twierdzi, że jest na etapie pisania. Aplikacja taka na pewno bardziej usprawni pracę na treningu podczas sprawdzania obecności, przyjmowanie wpłat czy uzupełnianie stopni podczas egzaminów.
Brakuje mi również szybkiego wydruku protokołu egzaminacyjnego, podaję podczas egzaminu wszystkie dane wraz z datą egzaminu, dlatego taka funkcjonalność byłaby wskazana i wydaje się naturalna. Zgłosiłem taką uwagę, mam nadzieję, że zostanie uwzględniona.
Kontakt z autorem
Kontakt z autorem i przyjmowanie sugestii użytkownika przebiega dosyć sprawnie. Można zauważyć, że system cały czas się rozwija. Liczba korzystających z programu też wzrasta co dobrze rokuje na dalszy rozwój i daje poczucia bezpieczeństwa i kontynuacji projektu.
Koszty
Można dyskutować czy wydatek 150 czy 200 zł na miesiąc to dużo czy mało. Każdy sam musi podjąć decyzję.
W przypadku mojego klubu wdrożenie tej “elektroniki” spowodowało oszczędność czasu, a przypilnowanie składek zrekompensuje na pewno koszty poniesione na obsługę systemu.
Dodatki:
- Strefa rodzica – czyli dostęp do systemu dla rodzica, który może sprawdzić zarówno kalendarz klubowy, skontrolować swoje wpłaty na rzecz klubu, oraz frekwencję dziecka.
- Rekrutacja – to moduł pozwalający nowym osobom zapisywanie się do klubu i od razu przypisanie ich do grupy na podstawie rocznika. Zapominamy o samodzielnym wpisywaniu danych.
- Obóz – dzięki temu modułowi masz cały czas kontrolę nad przygotowywanym obozem sportowym,
- Wydarzenia – to możliwość dopisywania różnorodnych wydarzeń do kalendarza klubowego (zawody, uroczystości itp.) wraz z powiadamianiem grup docelowych,
- Zamówienia – moduł pozwalający na komunikację pomiędzy klubem a zawodnikiem w zakresie zamówień sprzętu sportowego, gadżetów klubowych itd.
